Prozesse identifizieren, analysieren und optimieren

Unabhängig davon, um welche Branche es geht, sind Unternehmen durch den permanenten Wettbewerbsdruck dazu angehalten, flexibel und adäquat auf Kundenanforderungen reagieren zu können. Wichtig ist jedoch, dass dabei die Qualität wenigstens identisch bleibt. Doch auch neue Entwicklungen und Innovationen dürfen nicht zu kurz kommen, die mit intelligenten Performance-Prozessen stagnierenden Erfolg verhindern.

 

Komplexität der unternehmerischen Prozesse nimmt immer weiter zu

In einem modernen und erfolgreichen Unternehmen von heute hängt der geschäftliche Erfolg in einem hohen Maße von dem geübten und erfolgreichen Zusammenspiel der verschiedenen Prozesse in der Firma ab. Welche Prozesse und vor allem auch wie viele dabei anfallen, orientiert sich maßgeblich an der Größe des Unternehmens, dem Geschäftszweck und auch der Zahl der Mitarbeiter. Festzuhalten bleibt allerdings schon an dieser Stelle, dass die Komplexität derartiger Prozesse ebenfalls immer weiter zunimmt, um den steigenden Anforderungen von Kunden gerecht zu werden. Verdeutlicht man sich die Vorteile, die mit einem Investment in diesem Bereich einhergehen, so handelt es sich hierbei nur auf den ersten Blick um unnötige Zeitverschwendung:

In diesem Bereich gilt es also vorrangig, Weitsicht zu beweisen und vor allem auch nicht den Überblick zu verlieren. Wichtig zu erwähnen ist in diesem Zusammenhang noch, dass es ein weit verbreiteter Denkfehler ist, dass mehr Prozesse automatisch gleichbedeutend sind mit mehr Erfolg und einer intelligenteren Herangehensweise. In manchen Konstellationen ist nämlich genau das kontraproduktiv und verhindert im schlimmsten Fall sogar den durchschlagenden unternehmerischen Erfolg.

Beschreibung der internen Abläufe ist Kernelement langfristigen Erfolgs

Ein Kernelement, um langfristig mit einem Unternehmen erfolgreich zu sein, ist das Vorhandensein von klaren Strukturen, sodass im Endeffekt auch jeder weiß, was zu tun ist. Die SOP und Trainingsmanagement Software DHC VISION stellt als spezialisiertes Dokumentenmanagementsystem hierzu eine gute Lösung dar. SOP steht für „Standard Operating Procedure“ und bedeutet so viel wie „Standardvorgehensweise“. Hier werden also für die Mitarbeiter verbindliche Beschreibungen der Abläufe von Vorgängen konstituiert, die sich im nächsten Schritt auch der Überprüfung hingeben. Eine große Rolle spielen SOPs bei der Zulassung von Produkten und Dienstleistungen, wenn Behörden involviert sind. Tangiert ist damit regelmäßig und insbesondere der medizinische Sektor. Eine SOP ist mehrteilig aufgebaut und zwar wie folgt:

Element	Definition
Ziel und Zweck	Grund für Erreichen der Vorgaben
Anwendung	Klarstellung des Arbeitsbereichs
Beschreibung Ablauf	Darstellung der Tätigkeit im Detail
Zuständigkeit	Festlegung der Befugnis für Maßnahme
Dokumentation	Auflistung und Beantwortung der W-Fragen

Der große Vorteil von guter Software ist, dass die Mitarbeiter obendrein eine inhaltliche Schulung erhalten, welche auf dem Prinzip der Interaktion basiert. Dadurch stellt sich schneller ein nachhaltiger Erfolg ein, der im Idealfall einfach nachvollzogen werden kann und der Überprüfung zugänglich ist.

SWOT-Analyse hilft bei der näheren Betrachtung der Kernprozesse

Um ganz klar Stärken und Schwächen ausfindig machen zu können, ist eine SWOT-Analyse eine gute Herangehensweise. Diese steht für Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen bzw. ist in der Lage, alle Faktoren miteinzubeziehen. Typischerweise werden in diese Analyseform zumindest die wichtigsten Kernprozesse miteinbezogen, weil eine Modifizierung an dieser Stelle die größte Wirkung mit dem geringsten Aufwand verspricht. Im Rahmen der tiefgehenden Analyse werden Fragen wie die folgenden beantwortet:

1. Wodurch zeichnet sich der Prozess aus?
2. Was sind seine Schwächen?
3. Worauf lässt sich zukünftig aufbauen?
4. Welche Gefahren birgt der Prozess?

Während es sich bei der SWOT-Analyse, die übrigens einen militärischen Ursprung aufweist, schon um eine gute Herangehensweise handelt, so gibt es indes noch weitere Werkzeuge, derer man sich bedienen kann. Mit der Portfolio-Analyse werden die einzelnen Prozesse beispielsweise eher hinsichtlich vergleichender Merkmale untersucht. Die Auswahl des Vergleichs kann dabei daran orientiert werden, welches Ziel die Untersuchung hat respektive welche Erkenntnis hieraus gewonnen werden soll. Beispielhaft könnte man hier etwa schauen, wie sich die Markteinführung, der Vertrieb, die Materialbeschaffung und die Personalbeschaffung zueinander verhalten. Geordnet werden können die einzelnen Punkte nach verschiedenen Kriterien, wobei eines die strategische Bedeutung ist. Während hier die Materialbeschaffung eine recht geringe Rolle einnimmt, sieht dies beim Kundenservice schon völlig anders aus, denn er stellt ein wichtiges Bindeglied dar.

Ermittlung von Schwachstellen und Ausmerzung der Ursachen ist schwierig

Logischerweise dient die Ermittlung von Schwachstellen und die Analyse der Ursachen im Idealfall dem übergeordneten Zweck, die einzelnen Prozesse zu optimieren. Schwachstellen können sich insbesondere in Bezug auf die folgenden Prozessbestandteile ergeben:

1. Prozessqualität
2. Prozesszeit
3. Prozesskosten

Bei der Ursachenanalyse hat sich indes herauskristallisiert, dass die Ishikawa-Methode sehr hilfreich ist. Legt man diese zugrunde, so gibt es bei den unterschiedlichen Prozessen insgesamt fünf differente Fehlerquellen, die voneinander getrennt betrachtet werden sollten:

Fehlerquelle	Beschreibung
Maschine	Technik funktioniert nicht
Mensch	Mitarbeiter machen Fehler
Material	Material ist mangelhaft
Methode	Anweisungen passen nicht
Umfeld	Rahmenbedingungen schaden Prozess

Während das Herausstellen von Ursachen eine sehr umfangreiche und oftmals auch kraftraubende Angelegenheit ist, so stellt sie sich oftmals bereits nach kürzester Zeit als lohnenswerte Maßnahme heraus. Denn eine Optimierung kann nur dann stattfinden, wenn eine solide Grundlage hierfür im Vorfeld geschaffen worden ist. Wie die Optimierung aussieht, hängt letztlich dann nicht nur davon ab, welche Fehlerquelle ausgemacht worden ist und wie es um die eigenen Ressourcen bestellt ist, sondern auch davon, wie viele alternative Möglichkeiten der Verbesserung denkbar sind und was der genaue Grund für den Fehler ist. Hier ist es jedoch auf jeden Fall auch wieder empfehlenswert, eine Hierarchie aufzustellen, sodass abgeschätzt werden kann, welche Modifikation am schnellsten eine Verbesserung herbeiführen wird.