In nahezu jedem Unternehmen gibt es sie – die Personalakte. Arbeitgeber führen in ihr Angaben zur Person und zum Arbeitsverhältnis. Was für Dokumente gehören in diese Akte und welche nicht? Welche Rechte und Pflichten entstehen dem Arbeitgeber aus dem Führen der Personalakte und welche Ansprüche stehen dem Arbeitnehmer zu? In diesem Beitrag wird geklärt, was es zum Thema zu beachten gibt und wie eine Personalakte geführt werden sollte.

Die Definition der Personalakte

Unabhängig von der Größe eines Unternehmens werden in der Personalakte wichtige Dokumente und Daten des Personals festgehalten. In vielen kleineren Betrieben geschieht dies in Papierform, in größeren Unternehmen kommen elektronische Lösungen zur Verwaltung der Personalakten zum Einsatz.

Eine eindeutige gesetzliche Definition sucht man bei dem Begriff der Personalakte vergeblich, obwohl sie eine große Rolle für Arbeitgeber und Arbeitnehmer spielt. Lediglich im Beamtenrecht ist exakt geregelt, was darunter zu verstehen ist. Im §6 wird diese wie folgt definiert:

„Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“

Auch im Wehrrecht, insbesondere im Soldatengesetz der Bundeswehr, ist die Behandlung von Personalakten für aktive und ehemalige Soldaten explizit gesetzlich geregelt. Feste Vorgaben für allgemeine Unternehmen gibt es daher nicht, wobei sich ähnliche Definitionen in weiteren Fachbüchern und Publikationen finden lassen.

Umstellung auf digitale Personalakten bringt Vorteile

Bei Form und Sortierung der Personalakte hat der Arbeitgeber freie Hand – wie in fast allen Fällen rund um die Personalakte ist hier nichts gesetzlich geregelt. Ihm bleibt selbst überlassen, ob er die Akte in Papierform oder als digitale Akte führen möchte. In den vergangenen Jahren ist die digitale Form dabei immer mehr im Kommen, da ihre Vorteile vor allem die Übersichtlichkeit und ständige Verfügbarkeit sind. Sie sind bei einer elektronischen Führung zudem einfach abänderbar und anpassbarer als herkömmliche Papierakten. Auch die Regelungen des Datenschutzes sind leichter realisierbar, da die enthaltenen Informationen mit einem Zugriffsschutz ausgestattet werden können. Auf dieses Weise können nur Leute die Akten einsehen, die sie auch lesen sollen.

Bei einer gut gepflegten Personalakte lassen sich alle relevanten Daten und Einträge, die sich auf den jeweiligen Arbeitnehmer und sein Arbeitsverhältnis beziehen, finden und sind bei Bedarf schnell zur Hand. Bei mangelnder Datenpflege besteht die Gefahr, dass gerade diese Daten unvollständig sind und ein falsches Bild des Mitarbeiters entsteht. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich daher an folgende Vorgaben halten.

Welche Dokumente gehören in die Personalakte?

Wie bereits erwähnt gibt es abgesehen von Beamten keine verbindliche, gesetzliche Regelung für die Form der Personalakte. Arbeitgeber legen in der Regel intern fest, welche Inhalte und Vermerke in die Akte des Mitarbeiters aufgenommen werden sollen. Beim Führen einer Personalakte ist daher viel Spielraum gegeben, es gibt allerdings auch Dinge, wie beispielsweise der Datenschutz, die beachtet werden müssen.

Wichtig ist es, Daten in die Akten aufzunehmen, die für das bestehende Arbeitsverhältnis relevant sind. Erfahrungsgemäß gehören dazu:

Zudem können Dokumente in die Personalakte aufgenommen werden, soweit sie für die Gehaltshöhe oder sonstige arbeitsvertragliche Regelungen von Bedeutung sind. Das können beispielsweise Unterlagen wie der Antrag auf Kindergeld, Sterbeurkunden des Ehegatten sowie Heiratsurkunden und Geburtsurkunden der Kinder sein.
Je nach Branche können auch Gesundheitsausweise oder Bescheinigungen über ärztliche Untersuchungen in die Personalakte aufgenommen werden. Dies ist der Fall, falls der Angestellte mit Lebensmitteln umgeht oder Anforderungen im Rahmen der Arbeitssicherheit erfüllen muss.

Welche Informationen sollten nicht in die Personalakte aufgenommen werden?

Ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers sollten weder Listen über Krankheitstage und Abwesenheit geführt werden. Psychologische Gutachten und ärztliche Unterlagen, die für das Unternehmen nicht relevant sind, gehören nicht in die Personalakte. Facebook und weitere Social-Media-Profile sowie private und sexuelle Vorlieben haben in den Unterlagen nichts zu suchen!

Die Personalakte – Rechte und Pflichten für Arbeitgeber und -nehmer

Das Arbeitsrecht regelt Rechte und Pflichten, die mit der Erstellung und Pflege einer Personalakte entstehen – sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Eine generelle Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht nicht, es liegt allerding im beidseitigen Interesse der beteiligten Parteien.

Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

Bei elektronischen Personalakten kommt dem letzten Punkt eine übergeordnete Bedeutung zu, da besondere Vorkehrungen im Rahmen des Datenschutzes zu treffen sind. Neben einer Zugriffsbeschränkung wird die Datenerhebung und weitere Bestandteile durch das Bundesdatenschutzgesetz geregelt. Die Anforderungen sind dabei mit herkömmlichen Akten in Papierform nicht zu vergleichen. So muss sich der Arbeitnehmer ausdrücklich damit einverstanden zeigen, dass seine Daten erhoben, gespeichert und übermittelt werden. Bei größeren Betrieben ist dieser Ablauf meist im Rahmen einer Betriebsvereinbarung geregelt, die auf alle Mitarbeiter zutrifft.

Hinweis zu Datenschutzbeauftragten: Werden die Daten von zehn Mitarbeitern über einen automatisierten Prozess verarbeitet oder bei 20 Mitarbeitern in einer anderen Form im Unternehmen ermittelt, ist laut dem Datenschutzgesetz vom Arbeitgeber ein Datenschutzbeauftragter zu stellen.

Ansprüche des Arbeitnehmers

Nach dem Betriebsverfassungsgesetz hat der Arbeitnehmer diese Ansprüche beim Thema Personalakten:

Das Recht der Einsicht kann der Angestellte dabei jederzeit und ohne besonderen Grund nutzen. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bleiben alle dieser Ansprüche bestehen. Im äußersten Fall können die Änderungen oder Löschungen gerichtlich geltend gemacht werden.

Damit es zu einem solchen Fall in der Praxis gar nicht erst kommt, ist es für den Arbeitnehmer empfehlenswert, regelmäßig von der Akteneinsicht Gebrauch zu machen, da der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, Änderungen mitzuteilen.

Das Führen einer Personalakte ist für beide Parteien von Vorteil. Wichtig ist allerdings, dass nur die arbeitsrelevanten Dokumente aufgenommen werden. Für ein konfliktfreies Miteinander muss sich der Arbeitgeber an die Fürsorgepflicht halten und der Arbeitnehmer sollte seine angelegten Informationen regelmäßig prüfen. Die Personalakte wird auf diese Weise zu einem nützlichen Werkzeug im Personalwesen.